スマート書記とは？議事録作成に便利な機能・使い方を詳しく解説！

社内会議やクライアントとの話し合いでは、議論内容を記録するために議事録作成をおこなうことがあります。

議事録作成をすることで、情報を保存して必要なタイミングで活用できます。

そこで手軽に議事録作成ができるAIツールが「スマート書記」です。

スマート書記を利用すれば手間がかかる議事録作成も簡単にできるため、多くの企業が導入しています。

しかし、これまでスマート書記を利用したことがない方は「どのような機能があるのかわからない」、「使いこなせるか心配」といった悩みもあるでしょう。

当記事では、スマート書記の詳細から料金、機能、メリット、使い方まで詳しく解説します。

スマート書記のノウハウを理解できるので、ぜひ参考にご覧ください。

スマート書記とは

引用元：スマート書記

スマート書記とは、クラウド型の議事録作成支援サービスです。

AIを利用した90%以上の高精度自動文字起こしができ、手作業をする必要がありません。

また、要約や要点の抽出、清書作業まで対応できるため、高品質な議事録を簡単に作成可能です。

初心者でも簡単に使えるようにシンプルな操作方法となっており、導入へのハードルが低い点も特徴的です。

PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどの端末にも対応しているので、幅広い環境で利用できます。

カスタマーサクセスチームが利用推進を支援してくれるため、ツールの使い方や導入課題の解決策などをアドバイスしてもらえる点も魅力です。

これまで4,000社以上の企業から利用されており、たしかな実績で高い信頼性を得ています。

高性能な議事録作成サービスを求めるなら、スマート書記の利用がおすすめです。

スマート書記の料金は？

スマート書記の料金は、基本使用料とオプション費用で用意されています。

基本使用料は1ヶ月1万円からとなっており、利用人数によって料金が変動していきます。

詳しい料金については、スマート書記の公式サイトから資料ダウンロードもしくは問い合わせをして担当者が見積もりを出す流れです。

スマート書記の担当者とデモを交えた打ち合わせを実施後、希望日から14日間の無料トライアルを利用できます。

実際にサービスを利用して機能性や操作性などを試せるため、契約をすべきか判断可能です。

もし自社には合っていないと判断したときは、無料トライアルで終了できます。

まずは無料トライアルからスマート書記のサービスに触れて、自社の求める使い方ができるのか試してみましょう。

AIアシストが必要ならAIパックがおすすめ

スマート書記は、オプションとして「AIパック」があります。
AIパックを利用すれば、自動要約や清書、要点の抽出をサポートできるAIアシストを利用できます。

基本使用料のみのプランでは、AI機能は利用できません。

AIパックは通常よりも手軽に議事録作成ができるため、利用者の負担を大幅に軽減可能です。

例えば議事録作成の担当者が複数のタスクを抱えているなら、AIアシストに任せて議事録作成ができるのでほかの作業に専念できます。

AIパックをオプションで購入する場合、1ヶ月1万5千円から利用できます。

1ヶ月で利用する文字起こし時間に合わせて購入できるので、利用者の負担を抑えたいときは購入を検討しましょう。

スマート書記の機能

スマート書記には、議事録作成に役立つ機能が豊富に搭載されています。

こちらでは、スマート書記の代表的な機能について紹介します。

機能の詳細を理解できるため、ぜひチェックしてください。

録音・再生

録音・再生は、会議中の会話を録音して再生できる機能です。

議事録作成ツールの基本機能となっており、会話を録音するために利用できます。

スマート書記は1対1の会議だけでなく、複数人の音声を録音することも可能です。

Web会議でも音声を録音できるため、場所を選ぶ心配はありません。

同じ時間帯に行われる、複数の会議をそれぞれ録音できます。

再生では「10秒戻る」や「進む」といった機能があるので、容易に聞き返せる点も特徴です。

音声再生速度も変更でき、聞きづらいポイントをチェックできます。

共有・管理

共有・管理は、議事録の情報共有や管理ができる機能です。

作成された議事録データはWord形式のファイルに出力でき、必要な相手に共有できます。

メール共有やURLの直接共有もできるため、利用しやすい共有方法を選択可能です。

グループ単位で権限設定ができるので、議事録が改ざんされる心配はありません。

各グループの文字起こし最大利用時間も設定でき、全体的な利用頻度を調整できる点も特徴です。

議事録はフォルダごとに管理が可能なので、整理しながら利用できます。

議事録エディタ

議事録エディタは、文字起こし・会議音声を1画面でチェックしながら議事録作成できる機能です。

会議を進めながらメモや清書作業ができ、複数人とドキュメントを同時編集できます。

タイムスタンプや議題スタンプによって、、議題ごとの振り返りが可能です。

議事録概要を追加し、、会議名や実施日時、出席者などを記載できます。

議事録のドキュメントは複製できることから、テンプレートとして活用できる点も特徴です。

画像アップロード機能もあり、議事録に画像も追加できます。

AI機能

AI機能は、議事録の自動文字起こしや自動要約、清書などができる機能です。

AIアシストは自動的に議事録を作成できるため、利用者の負担を軽減できます。

社内用語や業界用語を登録することで自動文字起こしの精度が高くなります。

また、「えー｣、｢あー｣といった不要な単語を非表示にするフィラー除去機能も搭載されています。

さらに英語にも対応しており、グローバルな会議でも活用できる点も特徴です。

発言の話者分離もでき、必要な話し手のみを設定できます。

スマート書記を利用する5つのメリット

スマート書記を利用することで、以下のような5つのメリットがあります。

1. 音声収録の精度が高い
2. 議事録作成の工数を減らせる
3. 情報共有ができる
4. セキュリティ対策がされている
5. モバイルに対応している

それでは順番に説明します。

1.音声収録の精度が高い

スマート書記は、AIによる90%の高精度文字起こしによって議事録を作成するツールです。

議事録作成ツールによっては精度の低いものがあり、音声がうまく読み取れないこともあります。

スマート書記は議事録作成ツールのなかでも高い精度を誇っているため、正確に文字起こしが可能です。

専門用語を登録しておくことで、自動文字起こしの精度を高められる点も魅力です。

議事録において音声収録の精度が高い点は、大きなメリットといえます。

2.議事録作成の工数を減らせる

スマート書記には議事録作成に役立つ機能が豊富に搭載されているため、利用者の工数を大幅に減らせます。

例えば議事録エディター機能を利用すれば、アジェンダの作成や会議メモ、TODOの追記などができます。

会議後の録音内容や文字起こしを参考にしながら議事録作成ができるので、作成工数を減らすことが可能です。

アスピックが実施したスマート書記の運営者へのインタビューによれば「議事録の作成工数を7割削減することに成功した」とのことです。

議事録作成は時間と手間がかかる作業であるため、大幅に工数を減らせる点は利用者にとってメリットといえるでしょう。

参考記事：スマート書記｜インタビュー掲載

3.情報共有ができる

スマート書記では、作成した議事録データをWord形式のファイルとして共有できます。

メール共有やURLの直接共有もできるため、社内メンバーやクライアントと簡単に情報共有が可能です。

会議の内容を一部の担当者しか知らない場合、ビジネスを効率良く進められなくなります。

スマート書記なら情報共有が手軽にでき、必要なタイミングで内容をチェックできます。

会議終了後に何度も内容を確認できるため、情報共有はメリットの1つです。

4.セキュリティ対策がされている

スマート書記は、安心して利用できるようにセキュリティ対策が充実しています。

運営会社は技術的・運営の観点からセキュリティ対策に取り組んでいるため、企業の大切な情報を保護しています。

技術的な面では、情報や通信の暗号化や不正アクセス・微弱性の対策をおこなっている点が特徴です。

運営の観点では、情報セキュリティマネジメントシステムの国際標準規格である「ISO27001（ISMS）」の認証や情報セキュリティ基本方針・プライバシーポリシーの策定などをおこなっています。

第三者に議事録の情報が漏洩するリスクを防げる点は、安全性を重視する企業にとって大きなメリットです。

5.モバイルに対応している

スマート書記はPCだけでなく、スマートフォンやタブレットにも対応しています。

iOS・Androidにて専用アプリを提供しているため、デバイスを問わず利用できます。

アプリ版では、議事録の録音や閲覧、音声再生が可能です。

音声や動画のアップロードにも対応しているので、議事録に必要なコンテンツを追加できます。

会社にいない時でも幅広いデバイスから議事録作成ができる点は、スマート書記ならではのメリットといえるでしょう。

スマート書記の始め方

これからスマート書記の利用を検討している方は「どのようにしてサービスを始めればいいのかわからない」という悩みもあるでしょう。

スマート書記の利用を始めるには、はじめに公式サイトを開きます。

引用元：スマート書記

画面右上にある「お問い合わせ」をクリックしてください。

お問い合わせページが開くため、氏名や会社名、部署名、電話番号、メールアドレスなどの情報を入力します。

引用元：スマート書記

全ての項目を入力し終えたら、画面下部にある「送信する」をクリックします。

無料トライアルを利用するときは「お問い合わせ内容」に記載が必要です。

お問い合わせ情報を送信後、翌営業日中に担当者から連絡がきます。

担当者からデモを交えた打ち合わせが実施されるので、14日間のトライアルを通じて契約するか判断する流れです。

引用元：スマート書記

スマート書記を本格的な利用を始める場合は申込書の提出が必要です。

利用開始後には、運営のスタマーサクセスチームと打ち合わせをしながら導入の推進をサポートしてもらいます。

以上がスマート書記の利用を始める流れです。

スマート書記の使い方

こちらでは、スマート書記の使い方について紹介します。

スマート書記は初心者でも簡単に使いこなせるように開発されているため、使い方の流れをスムーズに理解できます。

それでは会議前・会議中・会議後の3ステップに分けて説明するので、ぜひ参考にしてださい。

【会議前】

1.ドキュメントの作成スペースに移動：画面の「切替」をクリックすることで、所属するスペースに切り替えられます。

画像引用：スマート書記「【ユーザー向け】スマート書記の使い方」

2.ドキュメントを新規作成：画面の「ドキュメントを作成」をクリックして新規ドキュメントを作成します。

画像引用：スマート書記「【ユーザー向け】スマート書記の使い方」

3.会議情報を入力：会議の開始日時や参加者、欠席者、作成者、進捗状況、話し合う課題などの情報を入力します。

画像引用：スマート書記「【ユーザー向け】スマート書記の使い方」

【会議中】

1.文字起こし自動作成の有無を設定：画面右側の「文字起こし自動作成・有効」にチェックを入れます。

画像引用：スマート書記「【ユーザー向け】スマート書記の使い方」

2.会議音声を録音：画面下部の「録音を開始」をクリックします。

3.録音開始ガイドを設定：録音する内容（マイクのみ、マイク＋パソコンの内部音声）を設定します。

画像引用：スマート書記「【ユーザー向け】スマート書記の使い方」

4.会議メモをとる：会議前に記載した会議情報に話し合っている内容をメモします。メモを入力すると、自動的にタイムスタンプが打刻されます。

画像引用：スマート書記「【ユーザー向け】スマート書記の使い方」

【会議後】

1.録音を停止：会議終了後、赤いマークのある「終了」をクリックします。次の案内画面から「停止する」をクリックすれば録音は停止されます。

画像引用：スマート書記「【ユーザー向け】スマート書記の使い方」

2.文字を起こす：設定から「文字起こし自動作成」を有効にしている場合、画面に文字起こし結果が表示されます。

「文字起こし自動作成」が無効になっている場合、文字起こし画面が表示されるので「実行」をクリックしてください。

「言語」と「発話者数」を設定後に「文字起こしを作成」をクリックすれば完了です。

画像引用：スマート書記「【ユーザー向け】スマート書記の使い方」

3.議事録をまとめる：会議の音声を聴きながら、重要な点やメモが取れなかった部分を議事録としてまとめます。

議事録の文字起こし結果はエディタにコピーできるため、修正作業をおこないます。

画像引用：スマート書記「【ユーザー向け】スマート書記の使い方」

4.議事録を共有：議事録を作成後、画面から「完成版にする」をクリックして閲覧モードのURLを関係者に共有します。

以上でスマート書記の基本的な使い方は完了です。

画像引用：スマート書記「【ユーザー向け】スマート書記の使い方」

スマート書記は安全？運営元は？

スマート書記は、エピックベース株式会社が運営する安全な議事録作成サービスです。

公式サイトには運営会社の情報が細かく記載されているため、健全な運営をしていることがわかります。

会社の設立は2020年と若い企業となっていますが、スマート書記のサービスを主軸に成長を続けています。

とくにスマート書記はセキュリティ面に力を入れており、技術的・運営の観点からセキュリティ対策に取り組んでいるサービスです。

利用者の個人情報に関するプライバシーポリシーも策定しているので、個人から法人まで安全に利用できます。

スマート書記の導入事例

こちらでは、スマート書記を導入した企業の事例について紹介します。

実際の導入事例を知ることで、どのような効果を得られているのかを理解できます。

企業としてスマート書記の導入を検討しているなら、ぜひチェックしてください。

株式会社デンソー

自動車技術やシステム製品を提供する株式会社デンソーでは、会議数が多いことから議事録を作成するためにスマート書記を導入しています。

議事録作成の工数が課題となっており、精度の高い文字起こしや用語登録ができるスマート書記によって課題解決ができました。

会議後に重要な部分をメモを残せるため、課題解決だけでなく作業効率の向上にもつながったとのことです。

ニッコンホールディングス株式会社

国内外のBtoB総合物流を運営するニッコンホールディングス株式会社では、重要な定例会議の議事録作成をおこなうためにスマート書記を導入しています。

重要な定例会議では機密情報を含む議論がされており、議事録作成には工数がかかっていました。

そこで効率化を図れるツールとしてスマート書記を導入し、課題解決へとつながっています。

スマート書記のセキュリティ面の高さに加え、サポートスタッフの対応の良さが導入の決め手となったとのことです。

株式会社AGSコンサルティング

総合型アカウンティングファームとして税務・会計サービスを提供している株式会社AGSコンサルティングは、議事録作成の時間短縮としてスマート書記を導入しています。

議事録作成に会議時間の4倍以上の時間がかかる点が課題となっており、効率化を図るためにスマート書記を導入しました。

スマート書記はAIによる自動文字起こしや要約、要点の抽出、清書作業などが簡単にできるため、議事録作成の時間短縮に成功しています。

また、操作性が簡単なところも好評で、人を選ばず利用できる点が導入の決め手となったとのことです。

スマート書記に関するQ&A

Q.スマート書記は無料で利用できる？

スマート書記は、本格的な導入前に14日間無料で利用できます。

トライアルには機能制限がないため、全ての機能を実際に利用可能です。

もしスマート書記が自社に合わなかった場合、トライアル期間内で終了できます。

Q.スマート書記はパソコン・スマートフォンで利用できる？

スマート書記はパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも利用できます。
iOS・Androidアプリが提供されているため、デバイスを選ばず利用可能です。

ただし、アプリ版では一部の機能が制限されており、議事録の録音や閲覧、音声再生のみの利用となります。

Q.参加者全員の音声を録音できる？

スマート書記は、会議ツールに関わらず参加者全員の音声を録音できます。

1台の端末があれば全員の音声を録音できるため、複数人の会議の利用にも最適です。

Q.今後どのように改善される？

スマート書記は常に改善を繰り返しており、利用者が使いやすいような機能を開発しています。

詳しい情報については、スマート書記のメルマガで確認可能です。

まとめ

今回は、スマート書記の詳細から料金、機能、メリット、使い方まで詳しく解説しました。

スマート書記は精度が高い議事録作成ツールで、会議内容を正確に文字起こしできます。

また、要約や要点の抽出、清書作業まで一貫して対応しており、少ない工程で高品質な議事録を作成できます。

作成した議事録の情報は簡単に共有できるので、関係者に内容を伝えられる点もメリットです。

「議事録作成の工数を減らしたい」という悩みを持っているなら、ぜひスマート書記の利用を検討してください。

※本記事は、2024年4月時点の情報に基づいています。サービス内容や料金は変更される可能性がありますので、詳細は公式サイトでご確認ください。